Avis, Absagen, Umplanung: Außendienst und Servicecenter im Zusammenspiel

Wie Termine mit Apotheken zuverlässig stehen, auch wenn sich kurzfristig etwas ändert.

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Im Apothekenaußendienst ist der Termin selbst schon eine Leistung. Apotheken wünschen „nur vormittags“, sagen kurzfristig ab oder brauchen eine Ankündigung am Vortag. Wenn Außendienst und Servicecenter dabei aneinander vorbei arbeiten, fehlen am Ende Besuche in der Tour.

Ein Kalender, zwei Sichten

Das Servicecenter sieht in SIMON den Kalender jedes Außendienstlers, legt Termine an, verschiebt sie mit Grund und kündigt sie per Telefon-Avis an. Der Außendienst sieht dieselben Termine in seiner Tour, mit Avis-Status: bestätigt, offen oder abgesagt.

Wenn ein Termin ausfällt

• Die Absage bleibt mit Grund in der Terminhistorie sichtbar, damit das Servicecenter beim nächsten Mal Bescheid weiß
• Ausgefallene Termine bleiben in der Tagesliste durchgestrichen stehen, statt still zu verschwinden
• Bei Zeitkonflikten bietet SIMON an, die Tour neu zu ordnen
• Fällige Kunden in der Nähe erscheinen als Hinweis, damit die Lücke sinnvoll gefüllt werden kann

Weniger Telefonate

Verspätungen meldet der Außendienst im Fahrt-Modus mit einem Tipp, und das Servicecenter kann die Apotheke informieren. So entsteht ein gemeinsamer Stand statt einer Kette von Anrufen.